Accord de sous-traitance des données

1. Objet et parties

Cet accord complète les conditions générales d'utilisation. Il lie le client, responsable de traitement pour les données qu'il enregistre dans le logiciel, et la société CHEVALIER PMS (RCS Paris 109 094 243, 47 rue Vivienne, 75002 Paris), son sous-traitant au sens du RGPD.

Il ne concerne pas les données du compte du client lui-même (contact, facturation de l'abonnement), pour lesquelles Chevalier est responsable de traitement : elles relèvent de la Politique de confidentialité.

2. Ce qui est traité

• Finalité : faire fonctionner le logiciel pour le client. Héberger ses données, les synchroniser avec les plateformes de réservation, envoyer les messages, organiser le ménage, facturer, et générer des réponses par les agents IA quand le client les allume.
• Personnes concernées : les voyageurs, les propriétaires, les équipes du client (ménage, artisans, responsables) et ses partenaires.
• Données : identité et coordonnées, séjours (dates, logement, montants), messages et pièces jointes, photos et preuves de ménage, données de facturation et de paiement (jamais le numéro de carte).
• Durée : celle de l'abonnement, puis jusqu'à la restitution ou la suppression prévue à l'article 10.
• Données sensibles : le logiciel n'est pas conçu pour en recevoir au sens de l'article 9 du RGPD, le client s'abstient d'en enregistrer.

3. Instructions du client

Chevalier ne traite ces données que sur les instructions documentées du client : les présentes conditions, les réglages qu'il choisit dans le logiciel et ses demandes écrites. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD, Chevalier l'en informe aussitôt.

4. Confidentialité et sécurité

Les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues à la confidentialité et n'y accèdent que pour faire fonctionner le service ou répondre à une demande du client.

Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les mots de passe conservés sous forme de haché, les accès limités selon les rôles, les comptes d'administration de Chevalier protégés par une double authentification. La base de données est hébergée dans l'Union européenne, en Irlande, et sauvegardée chaque jour.

5. Prestataires

Le client autorise Chevalier à recourir aux prestataires techniques listés dans la Politique de confidentialité (chevalier-pms.com/legal/confidentialite). Chevalier leur impose des obligations équivalentes à celles de cet accord et reste responsable de leur exécution.

Tout ajout ou remplacement de prestataire traitant ces données est annoncé au moins quinze jours à l'avance, par email ou dans le logiciel. Le client peut s'y opposer pour un motif légitime ; si aucune solution n'est trouvée, il peut résilier sans frais.

6. Transferts hors de l'Union européenne

Plusieurs prestataires sont établis aux États-Unis. Ces transferts s'appuient sur les garanties du chapitre V du RGPD : une décision d'adéquation de la Commission européenne ou ses clauses contractuelles types.

7. Droits des personnes

Le client reste l'interlocuteur des personnes concernées et les informe du traitement. Chevalier lui transmet sans délai toute demande reçue directement et l'aide à y répondre : accès, rectification, effacement, opposition, limitation et portabilité.

8. Violation de données

Chevalier notifie au client toute violation de données le concernant dans les meilleurs délais, au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les éléments dont il dispose pour que le client puisse la déclarer à la CNIL si nécessaire.

9. Assistance et audit

Chevalier aide le client, à sa demande, pour ses analyses d'impact et ses échanges avec la CNIL. Il tient le registre des traitements prévu à l'article 30 du RGPD et met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord.

Un audit se demande par écrit, un mois à l'avance. Il reste aux frais du client et ne donne jamais accès aux données d'un autre client.

10. Fin de l'abonnement

À la fin de l'abonnement, selon le choix du client, Chevalier lui restitue ses données par un export ou les supprime, dans les trente jours suivant sa demande. Sans demande de sa part, les données restent conservées douze mois pour permettre une reprise de l'abonnement, puis sont supprimées.

Restent seules les pièces que Chevalier doit garder pour lui-même : les factures de l'abonnement et la trace des accords du client.

11. Contact

Pour toute question sur cet accord ou sur les données : contact@chevalier-pms.com.