· mis à jour le · 7 min de lecture
En bref
Une double réservation vient presque toujours du délai de lecture des calendriers partagés. Airbnb relit un calendrier importé toutes les trois heures environ, et ce fichier ne transporte que des dates occupées, ni prix ni durées minimales. Un logiciel qui pousse la disponibilité vers chaque plateforme au moment où elle change ramène ce délai à quelques secondes et ferme la fenêtre.
Un voyageur se présente devant la porte à 17 h. Sa réservation est confirmée, il a payé, il a le code. Le logement est occupé depuis la veille par quelqu'un d'autre, qui a payé aussi, sur une autre plateforme.
À partir de là, la facture s'allonge vite. Il faut reloger quelqu'un le soir même, au prix du soir même. La plateforme rembourse le voyageur et vous refacture la différence. Le compte hôte encaisse une pénalité d'annulation. Et l'avis qui suit reste en ligne des années.
Cette panne a une cause mécanique, et elle se règle.
Airbnb tient son calendrier. Booking.com tient le sien. Aucune des deux ne sait que l'autre existe, et aucune des deux n'a de raison de vous prévenir avant de vendre une nuit.
Quand un voyageur réserve sur Airbnb du 12 au 15, Airbnb bloque ces trois nuits chez lui, immédiatement. Chez Booking, elles restent en vente. Tant que personne ne va fermer ces nuits à la main ou par un automatisme, le logement est en vente deux fois.
Plus vous ajoutez de plateformes et de logements, plus la fenêtre s'ouvre. À deux logements sur deux plateformes, la vigilance suffit encore. À quinze logements sur quatre canaux, elle ne suffit plus.
La première réponse que tout le monde essaie, c'est le calendrier partagé, au format iCal.
Le principe tient en deux phrases. Chaque plateforme publie à une adresse internet un fichier texte qui liste vos nuits occupées. Vous collez cette adresse chez l'autre plateforme, qui va la lire régulièrement et bloquer les mêmes nuits chez elle.
C'est gratuit, ça se met en place en dix minutes, et ça marche à peu près. Trois défauts près.
Le délai. Airbnb écrit noir sur blanc dans son centre d'aide que le calendrier se met à jour toutes les trois heures, et qu'un rafraîchissement manuel existe si vous voulez aller plus vite. Trois heures, c'est une fenêtre. Un week-end de février, deux voyageurs peuvent réserver la même nuit à quinze minutes d'intervalle sur deux sites différents, et les deux réservations sont valides.
Le chaînage. Avec trois plateformes, vous ne branchez pas un fil, vous en branchez six, chacun avec son propre rythme de lecture. Une nuit vendue sur la première met le délai de la deuxième à être bloquée sur la deuxième, puis le délai de la troisième à être bloquée sur la troisième. Les retards s'ajoutent.
Le contenu. Un fichier iCal ne transporte que des dates. Ouvrez-en un, vous n'y trouverez ni prix, ni durée minimale de séjour, ni fermeture à l'arrivée. Votre tarif de haute saison, vos deux nuits minimum du week-end, votre interdiction d'arriver un dimanche : rien de tout cela ne circule. Vous les saisissez donc à la main, plateforme par plateforme, et vous les tenez à jour à la main.
Un gestionnaire de canaux renverse le sens de la circulation.
Avec l'iCal, chaque plateforme vient lire quand elle en a envie. Vous attendez. Avec un gestionnaire de canaux, votre logiciel annonce le changement à chaque plateforme à la seconde où il se produit. Une réservation tombe sur Airbnb, le logiciel l'enregistre et prévient Booking.com et les autres dans la foulée. La fenêtre passe de quelques heures à quelques secondes.
Et ce qui circule ne se limite plus aux dates occupées. La même liaison transporte le prix de chaque nuit, la durée minimale de séjour, les fermetures à l'arrivée et au départ. Vous fixez votre grille une fois, dans votre logiciel, et elle est la même partout. Le jour où vous montez les prix de la semaine du 15 août, vous les montez une fois.
Les réservations reviennent par le même canal. Un séjour vendu sur Booking arrive dans votre planning avec le nom du voyageur, les dates, le montant et le numéro de dossier de la plateforme, sans ressaisie. C'est ce numéro que vous donnerez au téléphone le jour où il faudra parler au service partenaire.
Une synchronisation qui fonctionne ne suffit pas si quatre choses restent dehors. Ce sont elles qui produisent les doubles réservations qui restent, une fois le gestionnaire de canaux en place.
Vos réservations directes. Un séjour vendu par téléphone, par message, ou sur votre propre site de réservation doit entrer dans le même calendrier que le reste. Noté sur un carnet ou dans un tableur à côté, il est invisible pour les plateformes, qui continuent de vendre ces nuits.
Les blocages. Un logement en travaux, une semaine gardée pour le propriétaire, une remise en état après un dégât : ces nuits ne sont pas vendables et doivent voyager comme des nuits occupées.
Les annulations. Une réservation annulée doit rouvrir ses nuits à la vente partout. Quand la réouverture ne part pas, vous ne perdez pas d'argent d'un coup, vous en perdez lentement, et rien ne vous alerte : un calendrier fermé ressemble exactement à un calendrier plein. C'est pour cette raison qu'une vérification automatique quotidienne, qui compare ce que vous croyez avoir envoyé et ce que la plateforme affiche vraiment, vaut mieux qu'une confiance aveugle.
Un logement raccordé mais pas relié. Le canal est allumé, la connexion est verte, et pourtant rien ne passe : le logement n'a jamais été associé à l'annonce correspondante chez la plateforme. C'est le cas le plus vicieux, parce que tous les voyants sont au vert.
Prenez un logement au hasard et déroulez cette liste.
Si les cinq points passent, votre risque de double réservation est résiduel. Si un seul échoue, vous savez maintenant lequel réparer en premier.
C'est exactement ce que fait Chevalier PMS : une seule grille de prix, une seule disponibilité, poussées vers vos canaux, avec une ronde de vérification qui tourne tous les jours.
Il peut suffire si vous ne vendez que sur deux plateformes, avec peu de rotation et des prix qui ne bougent pas. Dès que la rotation s'accélère ou que vos prix varient selon la saison, le délai de trois heures et l'absence de prix dans le fichier deviennent coûteux.
Il supprime la cause principale, qui est le délai. Le risque résiduel vient des réservations saisies en dehors du logiciel et des logements activés sans être associés à leur annonce. Les deux se vérifient, et une vérification automatique quotidienne les attrape.
Appelez le voyageur avant qu'il ne prenne la route, proposez un logement équivalent et prenez la différence de prix à votre charge. Prévenez ensuite la plateforme avec le numéro de dossier. Une annulation que vous annoncez coûte toujours moins cher qu'une porte fermée découverte sur place.
Un gestionnaire de canaux seul règle la disponibilité et les prix. Il ne planifie pas les ménages, ne facture pas les propriétaires et ne répond pas aux voyageurs. Pour comparer une solution de distribution pure à un logiciel complet, voir notre avis sur Beds24.
Par un calendrier iCal, non : le format ne transporte que des dates. Par un gestionnaire de canaux, oui, avec les durées minimales de séjour et les fermetures à l'arrivée et au départ.
À lire aussi
